Где лежат ваши данные в облачной CRM и почему это важно

Вопрос «где лежат данные» звучит скучно ровно до того дня, когда он становится срочным: поставщик поднял цену, служба безопасности требует ответа, или клиент спрашивает про 152-ФЗ. Разберём, что стоит за этим вопросом на самом деле.

У поставщика есть доступ. Всегда

Это не обвинение, а устройство: чтобы сделать поиск по вашей базе, показать отчёт и восстановить вчерашнюю копию, поставщик должен читать ваши записи. Шифрование «на стороне сервера» означает, что ключ тоже у него. Так работают все — вопрос не в порядочности компании, а в том, что список людей с доступом к вашей клиентской базе длиннее, чем список ваших сотрудников.

Выгрузка — не то же самое, что данные

Право забрать данные обычно есть в договоре, и кнопка выгрузки обычно работает. Смотреть надо не на наличие кнопки, а на то, что из неё выходит:

• История изменений и переписка часто не выгружаются вовсе.
• Вложения приезжают ссылками, которые перестают открываться после закрытия аккаунта.
• Формат — свой у каждого поставщика, и загрузить его в другую CRM без ручной работы нельзя.

Иными словами, забрать данные можно, а переехать с ними — уже отдельный проект. Это и есть та привязка, ради которой всё устроено именно так.

152-ФЗ: кто оператор и кто обработчик

Когда вы храните персональные данные клиентов в облаке, поставщик становится обработчиком: с ним нужен договор поручения, его надо указывать в документах, а при проверке — объяснять, где физически стоят его серверы. Если данные лежат на вашем сервере, обработчиков в схеме не прибавляется: оператор — вы, и цепочка на этом заканчивается.

Закрытый контур

Есть организации, которым в облако нельзя не по осторожности, а по требованиям: сеть без выхода наружу, сервер за жёстким фаерволом. Для них вопрос решается однозначно — годится только то, что работает без интернета. SiteCRM в сеть выходит один раз, когда вы нажимаете «Обновить»; всё остальное время она разговаривает только с браузером в вашей же сети.

Что с этим делать

Не обязательно съезжать из облака завтра. Достаточно один раз ответить себе на три вопроса: кто, кроме вас, может прочитать вашу клиентскую базу; что именно окажется в руках, если нажать «выгрузить»; и сколько времени займёт переезд, если поставщик поднимет цену вдвое.

Если ответы вам не нравятся — посмотрите демо: там та же CRM, что ставится на ваш сервер одной командой.